Pour les professionnels de la santé, être joignable au téléphone est d’une très grande importance. En effet, pour ces derniers un appel entrant peut signifier un cas d’urgence médical. Ils doivent alors faire en sorte de toujours répondre lorsque leur téléphone de fonction sonne. Cependant, cela s’avère assez compliqué étant donné toutes les obligations qui leur incombent et le nombre croissant de personnes qui les réclame chaque jour.

Comment fonctionne une permanence téléphonique médicale ?

Un service de permanence téléphonique médicale est une solution pour tous professionnels de la santé qui souhaitent déléguer certaines tâches au sein de leur cabinet afin d’alléger leur quotidien. Il s’agit notamment d’un service prenant en charge les divers travaux d’un secrétaire médical, mais à distance.

Comme son nom l’indique, ce service est surtout destiné à la réception des appels des patients. Son objectif est d’assurer que tous les appels entrants d’un professionnel de la santé, SANS EXCEPTION, soient bien reçus. Ainsi, le professionnel de la santé reste toujours joignable, même en dehors des horaires habituels d’ouverture de son cabinet. En cas d’urgence, les appels pourront donc directement lui être transférés.

Une permanence téléphonique médicale est assurée par des personnes que l’on appelle « télésecrétaire médical ». Ces dernières peuvent exercer au sein d’un centre d’appel, ou indépendamment dans leur propre bureau ou à leur domicile. Elles se chargeront de traiter chacun des appels du professionnel de la santé en suivant bien les consignes préétablies.

À qui s’adresse ce type de service ?

La permanence téléphonique médicale convient à l’ensemble des professionnels exerçant dans le milieu médical. Ce service est en effet compatible aux fonctions de n’importe quelle spécialisation ou structure relative à la santé (humaine ou non). Ce qui signifie que peu importe votre profession (médecin, kiné, vétérinaire…) ou le lieu où vous exercez (cabinet privé, clinique…), y avoir recours sera toujours une solution à votre avantage. Certes, si votre quotidien est souvent surchargé entre les consultations, les prises de rendez-vous et autres obligations liées au bon fonctionnement de votre métier, ce service s’adresse à vous !

Quelles sont les tâches prises en charge par un tel service ?

Comme un secrétaire médical travaillant au sein d’un établissement de santé, un télésecrétaire médical devra se charger de diverses missions. En général, il s’occupera de recevoir les appels venant des patients et des confrères du praticien qu’il représente. Mais selon vos besoins, vous pouvez également lui confier d’autres tâches se rapportant un peu plus à de l’assistanat. Une offre plus ou moins complète en permanence téléphonique médicale peut notamment inclure les tâches suivantes :

  • La gestion des tâches administratives (la facturation, l’archivage…).
  • La gestion des divers moyens de communication du professionnel de la santé (e-mail, messagerie instantanée…).
  • La gestion de l’agenda du professionnel de la santé (noter et organiser les rendez-vous).
  • L’envoi de rappel aux patients pour confirmation de la date et l’heure de leur rendez-vous.
  • La saisie des ordonnances, des certificats et des courriers ainsi que l’expédition de ces derniers.
  • La retranscription des comptes rendus médicaux.

Quels sont les avantages d’y avoir recours ?

Faire appel à un service de permanence téléphonique médicale est un petit investissement qui ne pourra être que bénéfique pour vous, votre cabinet et vos patients. Cette solution vous permettra avant tout de gagner du temps, car vous n’aurez plus à vous charger des tâches précédemment citées. Les télésecrétaires s’en occuperont à votre place. Ainsi, votre seule préoccupation ne sera plus que de soigner vos patients.

Avoir recours à une permanence téléphonique médicale améliorera également votre relation client/patient. Vos patients seront reçus par des personnes dont le métier consiste généralement à assurer un accueil téléphonique de qualité aux appelants. Et vous ne raterez plus aucun appel entrant. Ce qui vaudra une bonne réputation à votre cabinet. D’autant plus que vous ainsi que vos patients ne serez plus interrompus par des appels lors des consultations (sauf en cas d’appel urgent).

Outre la disponibilité et la praticité de cette solution, elle est également la meilleure initiative à prendre pour faire des économies. En effet, cela s’avère être bien plus rentable que d’engager un secrétaire en interne. En ayant recours à une entreprise prestataire, vous n’aurez pas besoin d’investir dans du matériel bureautique ni de payer un salaire mensuel et des charges sociales. Tout sera à la charge du prestataire. Tout ce qu’il vous restera à faire c’est de régler une facture établie en fonction du volume d’appel et du travail effectué pour votre compte.